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正规快3平台样品接收及测试管理办法(暂行)
15-08-27 | 编辑: | 【  】【打印】【关闭

第一章  总则

第一条  为规范正规快3平台仪器用户的送样过程,促进用户与仪器管理员之间的相互沟通,加强对样品测试过程的管理,确保正规快3平台分析测试服务工作的质量,确实做到优质高效的支撑研究所的科研工作,特制定本管理办法。

第二条  本管理办法适用于使用正规快3平台所辖仪器设备的所内用户,及中心的所有仪器管理员。

第二章  用户送样流程

第三条 送样前准备工作

用户在准备送样之前应至少提前1个工作日(周末、单位假期及国家假日不属于工作日)登录中国科学院仪器设备共享管理平台(http://caslims.cas.cn/apparatus_seam/login.seam)选择需要使用的仪器,并着重在《检验业务委托书》的 “预约仪器时间”一栏中填写期望上机测试样品的时间段以及详细填写样品数量、检验项目、前处理方式、送样人姓名及联系电话等内容。每个《检验业务委托书》中预约时间(段)最长不超过5个工作日。预约仪器使用时间在前的用户将被优先安排上机测试样品。若多名用户的预约仪器使用时间导致实际测试过程中样品的上机测试安排产生冲突,优先安排《检验业务委托书》填写时间在前的用户上机测试样品。不填写《检验业务委托书》的用户将不予安排上机测试。

为便于用户做好样品的前处理及送样等工作,保障样品顺利完成测试,用户应在填写《检验业务委托书》之后与相关仪器管理员取得联系,了解拟使用仪器的机时占用状况并确认是否能在预约日期按时送样。此外,用户应针对本次测试所送样品的处理注意事项、检测标准及期望达到的目标等内容与仪器管理员进行详细沟通。

若样品在预约仪器使用日期(含)起3个工作日内不能被安排上机测试,用户可要求相关仪器管理员对不能测试的原因、仪器的使用情况及确切的安排样品上机测试的时间做出说明。若对仪器管理员的解释不满意,用户可填写《正规快3平台投诉表》(附件1)向中心负责人进行投诉。

若用户在预约的仪器使用日期不能按时送样,则应至少提前1个工作日告知相关仪器管理员,以便安排其他用户进行测试。若用户多次无故取消预约测试服务,在今后测试过程中仪器管理员将优先安排其他用户进行测试。

第四条  若用户单次所送样品数目较多导致连续占用机时将超过5个工作日,则送样人必须至少提前3个工作日填写《检验业务委托书》并至少提前3个工作日告知相关仪器管理员。在连续占用机时期间有其他所内用户需要测试时,送样人应在仪器管理员根据实际情况进行沟通协调时积极配合。

第五条  若出现样品特别珍贵、样品不易保存容易变质等特殊情况,用户必须在样品处理或准备送样前至少5个工作日填写《检测业务委托书》,且必须至少提前5个工作日与相关仪器管理员取得联系并着重说明样品的特殊情况。在约定好样品上机测试时间后,再处理或准备样品并送样进行测试。原则上时间确定之后不能再改变,任何一方提出修改,必须与对方进行协商并达成一致。

第六条 若仪器正在使用时另有用户有样品急需测试,则该用户必须与仪器管理员进行协商,由仪器管理员根据仪器使用情况酌情安排样品上机测试。若条件不允许,则仍需按照共享管理平台中用户的预约仪器使用时间前后顺序进行样品测试。

第七条 打印检测业务委托书

用户在《检测业务委托书》通过仪器管理员审核后,打印委托书,并须由课题负责人在委托人员一栏签字确认。若委托书审核未通过,则需根据审核意见修改委托书后重新提交审核。

第八条 送样

用户按与仪器管理员约定的测试时间将《检测业务委托书》和待测样品送至仪器管理员处。用户不提供《检验业务委托书》,将不予安排测试。

为了保护仪器及获得高质量测试数据,在仪器管理员检查后发现样品质量不高或者不符合上机测试条件退回样品时,用户应积极配合并对样品进行重新处理,达到上机测试要求后再与仪器管理员约定时间重新送样进行检测。为避免该种情况出现,用户可提前请仪器管理员检查样品。

用户在送样时应明确告知仪器管理员样品是否回收,如不指明,则默认为废弃。样品接收及测试过程中默认的存放条件为室温和常压,若需对样品进行特殊保护,用户也应明确说明。若因用户没有明确告知仪器管理员样品需要留存或进行特别保护,由用户承担相应后果。

第九条 领取测试结果

用户在仪器管理员完成测试并通知领取结果后,一般以刻录光盘或者邮件的方式领取测试结果,不允许使用优盘或者移动硬盘拷贝数据。如需其他特殊方式,请提前于《检验业务委托书》的备注栏内注明。

第三章  仪器管理员样品测试过程

第十条  仪器管理员应及时审核《检验业务委托书》并按照用户在《检验业务委托书》中预约的仪器使用时间接收样品并进行测试。

第十一条 若在用户预约的具体仪器使用日期(含)起3个工作日内不能安排其样品上机测试,则相关仪器管理员必须主动将不能测试的原因、仪器的使用情况及确切的安排样品上机测试的时间告知用户。在确定具体测试时间后,仪器管理员应至少提前1个工作日通知用户。

告知用户仪器使用情况时,可采用以下两种方式中的任何一种:

(一) 填写《仪器使用情况公示表》(附件2),将用户预约的仪器使用日期当天及之前5个工作日内仪器使用的相关情况在仪器室外进行公示,应包含使用仪器的用户姓名、预约使用仪器时间、填写《检验业务委托书》的时间、样品个数、检测项目、联系方式等内容;同时必须将该用户预约仪器使用日期之后5个工作日内的仪器使用安排进行公示,应包含所有拟使用仪器的用户姓名、预约使用仪器时间、填写《检验业务委托书》的时间、样品个数、检测项目、联系方式等内容;

(二)直接与用户取得联系,告知用户预约使用仪器日期当天及之前5个工作日内仪器使用的相关情况,应包含使用仪器的用户姓名、预约使用仪器时间、填写《检验业务委托书》的时间、样品个数、检测项目、联系方式等内容;同时须将用户预约仪器使用日期之后5个工作日内的仪器使用安排告知用户,应包含所有拟使用仪器的用户姓名、预约使用仪器时间、填写《检验业务委托书》的时间、样品个数、检测项目、联系方式等内容。

在用户因样品未能及时上机测试而询问原因时,相关仪器管理员不给出合理解释以及有效提供仪器的使用情况而引发用户投诉,经调查核实后有效的投诉将会在个人年度考核时予以参考。每个考核年度内被有效投诉1次,取消相关仪器管理员本年度评取优秀的资格;被有效投诉超过5次(含),相关仪器管理员年度考核不合格。

第十二条 若由于上一用户所送样品数目较多而连续占用机时较长,导致新用户的样品在其预约的具体仪器使用日期(含)到来后3个工作日内仍不能上机测试,则仪器管理员必须组织双方进行沟通协调,以尽快确定新用户上机测试的时间。

第十三条 元素分析仪、稳定同位素质谱、离子色谱仪和连续流动分析仪等部分仪器在检测项目不同时会使用到不同的检测模块,模块转换后重新调试仪器需要较长时间。此外,频繁更换检测模块也易造成仪器耗材的大量浪费。相关仪器管理员可根据不同用户预约检测项目所需检测模块的情况对用户的测试时间进行适当调整,集中测试使用相同检测模块的样品。做出调整前,相关仪器管理员须提前与用户进行协商并达成一致。若仪器管理员不能与用户就检测模块调整达成一致,则仍需按照用户预约仪器使用时间的前后排序安排样品测试。

第十四条 在用户按照约定时间送交样品后,仪器管理员应首先对样品的质量进行检查,符合检测标准的样品可进行上机测试,不符合上机测试条件的样品应退回,待送样人重新处理达到检测标准后再进行测试。

第十五条  开展测试前,仪器管理员应和用户进行充分的交流和沟通,就拟采用的分析测试方法、拟采取的质量控制方案、期望达到的数据精度等要素进行协商。

第十六条  测试过程中,仪器管理员应实时对分析测试结果的质量进行掌控。在发现分析测试结果出现异常时,应及时和用户取得联系并采取措施解决相关问题。

第十七条  测试完成后,仪器管理员应及时对所获取的分析测试结果进行核实。核实无误后向用户反馈相关结果。若分析测试结果偏离预期,应及时和用户取得联系并采取措施解决相关问题。

第十八条  若用户在领取到分析测试结果后对数据质量产生质疑而发起申诉/投诉,相关仪器管理员应按照《正规快3平台分析测试结果申诉/投诉管理办法》中的具体规定进行相关测试数据的核查和验证工作,给予答复。

第四章 附则

第十九条  本管理办法执行中的具体问题,由正规快3平台负责解释。

第二十条 本管理办法自20151225日起实施。

 

 

 

备注:

1、            仪器管理员审核样品测试预约单。如果测试预约单经审核未通过,则需根据审核意见修改预约单后重新提交审核。审核结果是由系统按照测试预约单上的委托单位信息自动发送的,因此需在测试预约单上详细填写送样人的信息。

2、            对于审核通过的测试预约,送样人打印《检验业务委托书》,并找课题负责人签字确认。如果送样人为我所学生,则由学生导师负责签字确认。 《检测业务委托书》打印方法:先点击委托书左侧的编号,再点击左下角打印

3、            送样人将《检验业务委托书》和待测样品送至仪器管理员处,仪器管理员完成样品测试后,通知送样人按照约定方式领取测试结果。

 

附件下载>>>> 附件1.docx
附件下载>>>> 附件2.docx
 

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